I. BÖLÜMÜ OKUMAK İÇİN TIKLAYINIZ

İlk yazımda açıkladığım gibi, kurumsal etik ve uyum programlarının etkin bir şekilde uygulanabilmesi ve sürdürülebilmesi en basit hali ile çalışanların şirket kurallarını anlaması ve uygulamasına bağlıdır. Kuralların ve süreçlerin karmaşıklığı ve çokluğu çoğu zaman bu hedefin önüne geçebilmektedir. Bu sebeple uyum programlarının çoğu kez planlanan şekilde yürümediğini, etik dışı eylemlere sıklıkla rastlandığını görürüz. Bu duruma yeniden yön verebilmek ve çalışanları etik davranmaya teşvik edebilmek için çok disiplinli ve bütüncül bir yaklaşım olan uyum tasarımını mutlaka projelerimizde kullanmamız gerektiğini düşünüyorum.

Uyum Tasarımı Neyi Hedefler?

Uyum tasarımı bir çalışanın uyum programı kapsamında yer alan süreç, bilgi ve belgelerle ilişkisini şirket ve çalışanlar için en etkili ve faydalı olacak şekilde geliştirmeyi hedefler. Buna örnek olarak aşağıdaki süreçler sayılabilir:

• şirketlerin iç politikalarının jargondan uzak, sade bir dil ve görselleştirilerek hazırlanması,
• etik bildirim hatlarına erişim ve kullanımda çalışan deneyiminin merkeze konulması,
• etik bildirim hatlarının endişe etmeden kullanılabilmesi için bunun önünde en büyük engellerden biri olan misilleme korkusunu aşmaya yönelik şirket içinde sosyal etkileşimler ve ritüeller tasarlanması
• etik veya hukuk ile ilişkili konularda kurumsal eğitimlerin oyunlaştırma, hikaye anlatıcılığı gibi yöntemlerle algı düzeyine ve bilgiyi kullanım amacına uygun olarak sağlanması
• çalışan-uyum departmanı ilişkilerini güçlendirmeye ve çalışanların kuralları sahiplenme duygusunu arttırmaya yönelik iletişim, çalıştay ve kampanya süreçleri tasarlanması
• çalışanların iş süreçlerinde kullandıkları dijital araçların uyum programı gerekliliklerini kolaylıkla sağlayabilecekleri şekilde destekleyici olarak tasarlanması ve iyileştirmeler yapılması

Uyum Tasarımı Konusunda Bilmemiz Gereken Kavramlar

Kullanıcı Deneyimi (UX) Tasarımı: ISO (2010) tanımına göre “kullanıcı deneyimi, bir kişinin bir ürünü, sistemi ya da servisi kullanmasından doğan tüm algı ve tepkilerdir”.

Kullanıcının algı ve tepkilerini göz önüne alarak ürün sistem ya da servisi kolaylıkla kullanmasını sağlamaya yönelik uygulamalar da kullanıcı deneyimi tasarımı olarak adlandırılmaktadır.

Örneğin şirketlerde üçüncü taraf ilişkilerini yönetmek amacıyla kullanılan sözleşme yönetim araçları veya risk yönetim araçlarının kullanımı, bu kullanım esnasında çalışanın ne kadar düşünmesi ve efor harcayarak bir görevi yerine getirmesi gerektiği, etik ve uyum programı gereklilikleri ile bu araçların sahip olduğu özelliklerin örtüşüp örtüşmediği gibi konular bu başlık altında değerlendirilebilir ve tasarlanabilir. Bununla birlikte etik bildirim hatları bakımından da aynı sürecin geçerli olduğunu söyleyebiliriz.

Bilgi Tasarımı: Bilgiyi açık, erişilebilir, anlaşılabilir şekilde sunmayı hedefleyen bir uygulamadır. Okuması uzun süren, anlaşılamayan bir bilginin içselleştirilmesi ve uygulanması pek mümkün olmadığından uyum programları açısından belki de en önem verilmesi gereken kavramlardan biri olduğunu söyleyebiliriz.

Örneğin veri koruma mevzuatına uyum ile ilişkili belgelerinizi tüm hedef kitlenizi gerçekten de aydınlatma yükümlülüğünüzü yerine getirecek şekilde tasarlayabilirsiniz. Sade dil kullanımı bilgi tasarımının en önemli etmenlerinden biri olarak karşımıza çıkar. Hedef kitleniz hazırlamış olduğunuz aydınlatma metnini bir kez okuyarak üzerinde çok da fazla düşünmesine gerek olmadan anlayabiliyorsa iyi bir iş çıkardığınız söylenebilir. Bunun için basit ve günlük hayatta sık kullandığımız sözcükleri kullanarak, kısa ve doğrudan cümleler ile aktarmak istediğini bilgiyi ifade etmeyi deneyebilirsiniz. Çalıştığım projelerde genellikle hukukçulardan oluşan etik ve uyum profesyonellerinin alışkın olduğu durum uzun uzadıya virgüllerle ve bağlaçlarla eklemlendirerek ve tüm olasılıkları ile söz konusu olabilecek detayları kapsayan paragraflar uzunluğunda cümleler yazmak olduğu için (bu cümle gibi 😊) hazırlanan metinlerin lisans veya yüksek lisans düzeyinde olduğunu ölçüyorum. Oysaki bu metinlerin muhatabı ilkokul mezunu veya Türkçe’yi sonradan öğrenmiş birileri de olabilir. Dolayısıyla bilgi tasarımından faydalanarak kuralları ve hukuki bilgileri anlaşılabilir hale getirebileceğimizi söyleyebiliriz.

Görsel Tasarım: Bir mesajı iletmeyi, düşünceyi görsel olarak estetik bir biçimde aktarmayı içeren yaratıcı bir süreçtir. Etik ve uyum programları bakımından birkaç farklı alanda kullanılması mümkün olabilir. Politika ve prosedürleri hızlı bir göz taraması ile algılamayı, önemli bilgileri kolaylıkla ayırt edebilmeyi, verilmek istenen mesajın kolaylıkla hafızada yer edebilmesini desteklemek için görsel tasarım prensiplerinden faydalanılabilir.

Burada önemli olan renkler, ikonlar, şekiller gibi görsel elementlerin yalnızca estetik açıdan memnuniyet uyandıracak şekilde değil aynı zamanda stratejik olarak kullanılmasıdır. Uzun ve karışık süreçlere ilişkin bilgilerin çalışanların hazmedebileceği düzeyde kategorilendirilmesi, akış şemaları hazırlanması, kuralların infografiklerle özetlenmesi, bir görevin tamamlanması için aciliyet hissi oluşturulması gibi konularda görsel tasarım etik ve uyum profesyonellerine yardımcı olabilecek bir tasarım dalıdır.

Ritüel Tasarımı: Ritüeller, belirgin bir duygusal sonucu olan kasıtlı bir davranış veya davranışlar dizisi olarak tanımlanabilir. Kurumsal açıdan düşünecek olursak işe yeni başlayan çalışanları ekiple kaynaştırabilmek için yemek organizasyonu yapmak, doğum günlerini kutlamak bu kapsamda sayılabilir. Etik ve uyum bakımından çoğu şirkette şirketin etik değerlerinin ve prensiplerinin ele alındığı yıllık toplantılar düzenlenmesi “etik günü” adı altında farkındalık çalışmaları yapılması da bunlardan biridir.

Ritüel tasarımı etkin bir uyum programı oluşturmak bakımından dile getirme kültürünü desteklemek için kullanılabilir. Dile getirme kültürünün oluşmasının önündeki en büyük engeller misilleme korkusu ve yönetimin bildirim ile ilgili gerekli aksiyonu almayacağına ilişkin inanç eksikliğidir. Psikolojik güvenlik düzeyinin düşük olduğu ekiplerde etik dışı davranışların bildirilme oranı da az olduğundan şirketin mevzuata uyum süreçleri tehlikeye girmektedir. Bunun önüne geçebilmek için çalışanlara güven duygusunu aşılamaya yönelik ritüeller tasarlanması oldukça faydalı sonuçlar verebilir.

Davranışsal Tasarım: İnsan davranışlarının nasıl şekillendirilebileceği veya etkilenebileceği ile ilgilenen tasarımın bir alt kategorisidir. Davranışsal tasarım örnekleri etik ve uyum profesyonellerine en başından beri önemini vurguladığım konulardan biri olan çalışanların etik ve kurallara davranmaya teşvik edilmesi noktasında güçlü bir rehberlik sağlayabilir. Bu kapsamda “dürtme” kavramını bilmemizin önemli olduğunu düşünüyorum. Ancak tanıma geçmeden önce şunu da belirtmek gerekir, dürtme tek başına çalışanların davranışlarını değiştirmek için sihirli bir araç değildir.  Uygulanacak yöntemleri belirlerken her zaman hedef kitlemizin kim olduğunu, hangi konuda davranışı etkilemeye çalıştığımızı, bunu neden istediğimizi, sorunun kök sebeplerini sistemli bir şekilde araştırarak uygun adımları atmalıyız.

Tanıma gelecek olursak dürtme “insanların davranışlarını herhangi bir seçeneği yasaklamadan ya da ekonomik teşvikleri önemli ölçüde değiştirmeden, öngörülebilir bir şekilde değiştiren seçenek mimarisi” olarak tanımlanmaktadır.

Uyum programları bakımından bir örnek vermek gerekirse kurumsal eğitimlerin tamamlanması konusunda çalışanları motive etmek bazen zor olabilir. Ancak yapılan araştırmalarda eğitimlerde ilerleme çubuğu kullanmanın (örneğin eğitimin %30’unu tamamlamanız) başlanan eğitimin tamamlanmasını kolaylaştırdığını göstermektedir çünkü bu durum gelişim hissini tetiklemekte ve kişileri bu süreci tamamlamaya teşvik etmektedir.

Uyum Tasarımı Şirketlere Ne Kazandırır?

Çalışanların anlayabildiği ve içselleştirebildiği bir etik ve uyum programı şirketleri hukuki, finansal ve itibari risklerden korur.

Şirketler, yolsuzluk ve rüşvet vakaları gibi kendileri bakımından ciddi maddi sonuçlar doğuran olayların önüne geçebilmek ve kanunlarca belirlenen tüm sorumluluklarını yerine getirmek için gerekli tüm önlemleri almalı ve kontrolleri sağlamalıdır.

Bu bağlamda etik ve uyum programlarını hazırlarken ve uygularken bu yazı dizisinde incelediğimiz konuları her zaman işin bir parçası olarak görmek ve çalışanları odak noktasına yerleştirmek, etkin bir uyum programına sahip olmayı sonuçlayacaktır. Bu sayede, etik kültüre sahip bir şirkette bahsettiğimiz riskler minimum düzeyde ve kontrol edilebilir ölçüde tutulabilecektir.

İki bölümden oluşan, etik ve uyum programları ile bu kapsamda uyum tasarımını da incelediğim bu yazı dizisinin tüm genç hukukçular için faydalı ve yol gösterici olmasını diliyorum.