17 Temmuz 2020 Cuma

Profesyonel iletişimde, “merhaba” diye başlayan, cümle düşüklüklerinin yanı sıra yazım hataları ile dilbilgisi aksaklıklarını da içeren, paragraf bağlantıları kopuk, ilk okuyuşta acaba ne demek istiyor diye düşündüren bir e-posta aldığımda, “hukuki” içeriği irdelemeden önce e-postayı gönderenin profesyonel yaklaşımını değerlendirmekten(!) kendimi alamıyorum. Birçok meslektaş ve müvekkilinizin sizin mesleki vasıflarınızı e-postalarınıza da bakarak değerlendiriyor olabileceğini hiç düşündünüz mü? Bir başka ifadeyle, e-postalarınız profesyonel imajınız bakımından oldukça etkili göstergelerden biri.

Kimden: AYÇA AKKAYAN YILDIRIM
Tarih : 17 Temmuz 2020
Kime : Genç Hukukçu
Konu : PROFESYONEL e-POSTALARINIZIN GÜCÜ

Profesyonel iletişimde, “merhaba” diye başlayan, cümle düşüklüklerinin yanı sıra yazım hataları ile dilbilgisi aksaklıklarını da içeren, paragraf bağlantıları kopuk, ilk okuyuşta acaba ne demek istiyor diye düşündüren bir e-posta aldığımda, “hukuki” içeriği irdelemeden önce e-postayı gönderenin profesyonel yaklaşımını değerlendirmekten(!) kendimi alamıyorum. Birçok meslektaş ve müvekkilinizin sizin mesleki vasıflarınızı e-postalarınıza da bakarak değerlendiriyor olabileceğini hiç düşündünüz mü? Bir başka ifadeyle, e-postalarınız profesyonel imajınız bakımından oldukça etkili göstergelerden biri.

Bu genel tespitten biraz daha özele gidelim. Uygulamaya yeni adım atanlar bakımından e-postalar ilk olumlu etkiyi yaratabilme ya da bağ kurabilme araçlarından biridir. Stajyerlere ve genç avukatlara, genellikle kıdemli bir meslektaşının daha kapsamlı mesleki faaliyetlerine ön hazırlık teşkil etmek üzere belirli bir hukuki sorunu araştırma, dilekçe veya ihtarname taslağı hazırlama, dokümanları inceleme, derleme ve özetleme ya da tercüme etme gibi görevler verilir. Genç meslektaşların, bu gibi görevleri yerine getirmeleri esnasında ve sonrasında çeşitli amaçlarla birçok kez e-posta göndermesi söz konusu olur. Bu çerçevede gönderilecek e-postaların alıcıları dikkatli ve seçicidir. Mesleki amaçlarına yönelik olan ve çoğu kez de zaman hassasiyeti bulunan bu mesajların hiçbir ayrıntısını gözden kaçırmazlar. Bu durum hem aksaklıkların hemen göze çarpacağı, hem de işverenler, üstler, çalışma arkadaşları ve iletişim zincirindeki diğer meslektaşlar, bazen de müvekkiller üzerindeki ilk olumlu etkilerin de yine bu e-postalar vasıtasıyla yaratılabileceği anlamına gelir. Yani profesyonel e-postalar önemlidir, ancak genç meslektaşlar bakımından daha da önemlidir. Bu öneme binaen, aşağıdaki tespit ve değerlendirmelerimi, hem dijital mesleki iletişiminiz hem de e-posta aracılığıyla yaptığınız yaz stajı, yasal staj ve iş başvurularınız bakımlarından dikkate almanızı öneririm.

DİJİTAL İLETİŞİMİN AVANTAJLARI, RİSKLERİ ve BU RİSKLERİN YÖNETİMİ

Günümüzde hem özel hayatımızda hem de profesyonel anlamda tercih edilen iletişim yönteminin e-posta olduğu tartışmasız. Hızlı ve daha az masraflı olması, ayrıca hazırlamasının ve yollanmasının görece daha kolay olması bu yöntemin genellikle ifade edilen avantajları. “Gönder” tuşuna tıklayınca yollanmasının, iletilebilme ve cevap alabilme hızının iş yaşantımızı inanılmaz kolaylaştırdığı hususlarında hemfikirim. Ancak, hazırlanmasının kolay olduğu tespitine ancak bir çekince ile katılabilirim: (Özellikle profesyonel) e-posta hazırlamak, hazırlığınızı yöntemli olarak yapıyorsanız ve dijital mesleki iz bıraktığınızın bilinciyle her e-postayı aynı ciddiyetle planlıyorsanız kolay.

Burada bir parantez açarak, profesyonel iletişiminizi hangi yolla gerçekleştirmenin uygun olduğuna karar verebilmenin önemine de değinmek isterim. Bir başka ifadeyle ne zaman e-posta göndermenin, ne zaman telefon etmenin, ne zaman faks çekmenin, ne zaman da yüzyüze görüşmenin (muhtemel sonuçları bakımından) daha uygun olacağını değerlendirebilmek ve buna uygun hareket etmek mesleki anlamda çok önemlidir. Bu değerlendirmeyi isabetle yapabilmek düşünüldüğü kadar kolay olmamakla birlikte, bu yetinin mesleki tecrübeye paralel olarak gelişeceğini söyleyebilirim.

Profesyonel iletişiminizi dijital olarak gerçekleştireceğiniz hallere dönersek, özellikle hız avantajının aynı zamanda bir risk teşkil etmekte olduğu gerçeği ile karşılaşırız. Daha mesajın gövde metnini tamamlamadan, varsa eklerini yüklemeden gönder tuşuna tıklayarak mesajın eksik gönderilmesi, bir grup e-postasına cevap verirken gerekmediği halde tümünü cevapla tuşunu tıklayıp mesajın gitmemesi gereken taraflara da iletilmesi ya da tüm gruba cevap verilmesi gerektiği halde sadece son e-postayı gönderen kişiye cevap verilmesi, alıcı adresini yazarken otomatik tamamlama işlevi devreye girdiği için mesajın amaçlanandan başka alıcıya gönderilmesi, mesajdaki tonunuzu ve içerik bütünlüğünü yeterince planlamadığınızdan kendinizi ifade edememeniz ya da yanlış anlaşılmanız vb. durumları kendinize “yanlışlık oldu” diye açıklıyor olabilirsiniz. Ancak bu açıklamanızın iş vereniniz, üstleriniz, çalışma arkadaşlarınız, mesleki iletişim zincirindeki diğer meslektaşlarınız ve müvekkilleriniz bakımından sizi profesyonel anlamda temize çıkarmayacağını vurgulamak isterim. O halde, dijital iletişimlerinizi, yöntem ve mesaj içeriği açılarından dikkatle, profesyonelliğe yakışır şekilde yönetmelisiniz.

Dijital iletişim yöntemlerinin, mesajların aynı hızda (bazen bilinçli olarak bazen de kayıtsızlıkla) üçüncü kişilere iletilme riskini de beraberinde getirdiği ve server vs. araçlar sayesinde mesaj içerik ve eklerinin elektronik ortamda depolandığı ve uzun süreler saklanabildiği hususları da başka gerçeklerden. Bu çerçevede, bir uyuşmazlık ile ilgili olarak kendi dijital iletişiminizin olduğu kadar müvekkilinizin (sizin bilginiz dahilindeki) dijital iletişiminin de (mümkün olduğunca) müvekkil aleyhine olmayacak şekilde yürütülebilmesini sağlamak, öngörülü olarak gerekli önlemleri almak ve uyarıları yapmak da mesleki sorumluluğunuz dahilinde. Örneğin, danışmanlık verdiğiniz şirketin çalışanları ya da yöneticileri e-posta iletişimlerinin bir hukuki ilişkiye ya da uyuşmazlığa yönelik muhtemel hukuki etkilerini değerlendiremeyebilir. O halde, dijital iletişimin muhtemel risklerini, somut olayın özellikleri ile birlikte değerlendirerek iletişim stratejisi konusunda yönlendirme yapmalısınız.

MESAJIN HAZIRLANMASI YÖNTEMLERİNE İLİŞKİN TAVSİYELER

Profesyonel e-postalarınızı hazırlarken, yeni mesaj oluşturuyorsanız, varsa ekleri koyup, mesajı yazıp, son kontrollerinizi de yaptıktan sonra, göndermeden hemen önce alıcı adresini/adreslerini yazmanızı öneririm. Eğer gelen bir mesajı cevaplıyorsanız, cevapla tuşuna bastıktan sonra alıcı adreslerinin tümünü hemen silin ve mesajınızı tamamladıktan sonra tek tek alıcı adreslerini ekleyin. Mesajın ekleri varsa, eklerin mesaj metnini yazmadan önce eklenmesi, unutma riskini bertaraf edebilecek yollardan bir tanesi. Eklerin yüklenmesinin ardından, her birini tek tek açıp, yollamak istediğiniz son hali mi diye kontrol etmeyi hiç ihmal etmeyin. Bu kontrol, farklı versiyonlar üzerinde çalışılabildiğinden oldukça önemli. Yine bununla bağlantılı olarak tüm işlerinizi ve dosyalarınızı standart bir düzende adlandırın (tarih-müvekkil-iş-versiyon vb.). Yazım hataları bakımından dilbilgisi kontrol programlarından yararlanın.

MESAJIN İÇERİĞİNE İLİŞKİN TAVSİYELER

Elbette e-postalarınızın ne derece resmiyet içereceğini alıcısının kim olduğuna göre belirleyeceksiniz. Ofis içindeki bir yazışmanız, müvekkilinizle, karşı taraf vekiliyle ya da bir kurumla yapacağınız bir yazışmadan daha az resmi bir dilde olabilecektir. Ancak size önerim, profesyonel iletişim çerçevesinde hazırlayıp göndereceğiniz her e-postanın içeriğinin (karşı taraf ile ilişkiniz hangi düzeyden olursa olsun) her bakımdan profesyonel olmasına dikkat etmenizdir.

Buna uygun olarak, hitabınızın ve kapanış cümlenizin profesyonel olması, imza satırınızın, iş iletişim bilgilerinizin bulunması da önemlidir. Özellikle yeni mesaj oluşturuyorsanız, gövde metninin ilk cümlesi/cümlelerinde ne ile ilgili olarak yazdığınızı çok özet olarak belirtmeniz, yine bu bağlamda konu bölümünün de çok önemli olduğunu gözden kaçırmamanız gerekir. Konuyu, asla boş bırakmamaya, özenle, kısa ve ancak mesaj içeriğini alıcının dikkatine (tereddüte yer bırakmayacak şekilde) sunacak tarzda belirlemeye dikkat edin. Yoğunluk içindeki karşı tarafın e-postalarını önem sırasına göre okuyabileceğini göz ardı etmeyin. Zaman bakımından özellik arz eden bir durum varsa, bunu konu kısmında belirtmeniz pratik fayda sağlayabilir.

Mesajınızı yazarken dikkat etmeniz gereken temel esaslara gelince: Kafa karıştırıcı bir e-posta, yazarının kafa karışıklığının, hazırlıksızlığının ve plansızlığının bir yansıması olarak algılanmaktadır. O halde aceleyle yazmaya başlamadan öncelikle elinizdeki iş nedir, sizden beklenen nedir, bu işi ne zaman tamamlamanız bekleniyor sorularının cevaplarını belirleyin. Aynı zamanda alıcı bu mesajı ve varsa eklerini ne amaçla kullanacak diye düşünün. Hem size verilen görevi gereği gibi yerine getirmek hem de bunu mümkün olan en açık ve net biçimde sunabilmek için (herhangi bir hukuki metinde içeriği oluştururken yapmanız gerektiği gibi) her e-postanızda da planlama yapmalısınız. İş yaşamının hızlı akışı içinde bu mümkün mü diye düşünebilirsiniz. Mümkün, zira planlamadan kastım üzerinde günlerce düşünmek değil, sistematik düşünmek. Plansızlığınıza delil teşkil edebilecek her dijital izinizin profesyonel imajınızı (olumsuz) etkilediği hususunda farkındalık geliştirdiğinizde, e-postalarınızda da planlama yapmaya ve özenli olmaya öncelik vereceksiniz. Bunu ne kadar çabuk yaparsanız o kadar lehinize.

Ayrıca e-posta mesajlarınız ve ekleri, mesleki yeterliliğiniz açısından da gösterge olacaktır. Hukuki görüş veren bir mesajı yazarken , ilgili hukuki uyuşmazlığa ilişkin maddi vakaları açık ve net şekilde ortaya koymaya, ilgili hukuki kurum ve kuralları dikkatle belirlemeye, dikkatle belirtmeye, bunları birlikte organize ederek somut olaya uygulamış olmaya, ortaya koyduğunuz bilgiler ile düşünceler arasındaki bağlantıları gözeterek nihai değerlendirmeyi ya da talebi yapmış olmaya en üst düzeyde özen göstermelisiniz. Detaya odaklanırken net olabilmek kolay değildir, plan ve ciddi hazırlık gerektirir. Bir soruyu cevaplarken de dağılmadan, sorulana odaklanarak ve yine planlı ve hazırlıklı olarak cevabınızı yazmalısınız. Ekleri metin içinde uygun şekilde belirtmeyi de ihmal etmeyin.

Size verilen ofis içi görevler bakımından ortaya koyduğunuz ve e-posta ile ilettiğiniz çalışmaya nasıl değer katabileceğinizi de düşünün. Örneğin mesajınıza araştırmanızı yansıtan, gerçekten faydalı olabilecek kaynakları, mahkeme kararlarını da ekleyebilir, bunlardaki ilgili ve önemli kısımları renkli şekilde belirtebilirsiniz. Burada sınırı doğru çizebilmek önemli. Değer katma çabası, işi zorlaştırmaya ve zaman kaybına evrilmemeli. Sadece size verilen işi yapmakla, hevesle yapmak ve değer katmak arasındaki farkı tecrübeli bir göz hemen ayırdedecektir.

Belirli amaçlara yönelik e-posta şablonlarınızın olması da kolaylık sağlayabilir. Bununla birlikte, şablon kullanımında da hassasiyet göstermeniz, her bir e-postanın farklı ve özel olduğunu göz ardı etmemeniz gerekir.

İçeriğin oluşturulmasındaki yazım esaslarının ayrıntıları bakımından 23 Nisan 2020 tarihli “Yöntemli Hukukçuluk” ve 8 Mayıs 2020 tarihli “Hukuki Yazma Becerisinin Önemi ve Geliştirilmesi” başlıklı paylaşımlarıma gönderme yapmakla yetiniyorum.

SÖZÜN ÖZÜ

Her yazarın (e-postaları da dahil) yazdıkları bakımından özen gösterme yükümlülüğü var kuşkusuz, ancak biz hukukçuların bu yükümlülüğü ağırlaştırılmış bir özen yükümlülüğü. Ne kadar aceleniz olursa olsun, her işinizi ve bu bağlamda her e-postanızı (mesleki hevesle) planlayın ve hazırlayın, ona değer katmak üzere çaba harcayın. Mesajınızın uygun üslupla yazıldığından, sadece söylemek istediklerinizi içerdiğinden, detaya odaklı ancak açık ve net olduğundan, yazım hataları içermediğinden emin olmak için göndermeden önce mesajınızın içeriğini yukarıdaki esaslar çerçevesinde mutlaka birkaç kez gözden geçirin. Varsa ekleri ve alıcının/alıcıların adreslerini dikkatle kontrol etmeyi de alışkanlık haline getirin. Bu mükemmeliyetçilik değil, yöntemli olmaktır. Profesyonel e-postalarınız mesleki etki yaratmanız bakımından son derece güçlü araçlar. Onların bu gücünü olumlu şekilde yönlendirmek de sizin elinizde. Bu gerçeği göz önünde bulundurarak, Gönder" tuşuna tıklamadan önce iki kere düşünün.

Kimden: AYÇA AKKAYAN YILDIRIM
Tarih : 17 Temmuz 2020
Kime : Genç Hukukçu
Konu : PROFESYONEL
e-POSTALARINIZIN GÜCÜ

Profesyonel iletişimde, “merhaba” diye başlayan, cümle düşüklüklerinin yanı sıra yazım hataları ile dilbilgisi aksaklıklarını da içeren, paragraf bağlantıları kopuk, ilk okuyuşta acaba ne demek istiyor diye düşündüren bir e-posta aldığımda, “hukuki” içeriği irdelemeden önce e-postayı gönderenin profesyonel yaklaşımını değerlendirmekten(!) kendimi alamıyorum. Birçok meslektaş ve müvekkilinizin sizin mesleki vasıflarınızı e-postalarınıza da bakarak değerlendiriyor olabileceğini hiç düşündünüz mü? Bir başka ifadeyle, e-postalarınız profesyonel imajınız bakımından oldukça etkili göstergelerden biri.

Bu genel tespitten biraz daha özele gidelim. Uygulamaya yeni adım atanlar bakımından
e-postalar ilk olumlu etkiyi yaratabilme ya da bağ kurabilme araçlarından biridir. Stajyerlere ve genç avukatlara, genellikle kıdemli bir meslektaşının daha kapsamlı mesleki faaliyetlerine ön hazırlık teşkil etmek üzere belirli bir hukuki sorunu araştırma, dilekçe veya ihtarname taslağı hazırlama, dokümanları inceleme, derleme ve özetleme ya da tercüme etme gibi görevler verilir. Genç meslektaşların, bu gibi görevleri yerine getirmeleri esnasında ve sonrasında çeşitli amaçlarla birçok kez
e-posta göndermesi söz konusu olur. Bu çerçevede gönderilecek e-postaların alıcıları dikkatli ve seçicidir. Mesleki amaçlarına yönelik olan ve çoğu kez de zaman hassasiyeti bulunan bu mesajların hiçbir ayrıntısını gözden kaçırmazlar. Bu durum hem aksaklıkların hemen göze çarpacağı, hem de işverenler, üstler, çalışma arkadaşları ve iletişim zincirindeki diğer meslektaşlar, bazen de müvekkiller üzerindeki ilk olumlu etkilerin de yine bu e-postalar vasıtasıyla yaratılabileceği anlamına gelir. Yani profesyonel e-postalar önemlidir, ancak genç meslektaşlar bakımından daha da önemlidir. Bu öneme binaen, aşağıdaki tespit ve değerlendirmelerimi, hem dijital mesleki iletişiminiz hem de e-posta aracılığıyla yaptığınız yaz stajı, yasal staj ve iş başvurularınız bakımlarından dikkate almanızı öneririm.

DİJİTAL İLETİŞİMİN AVANTAJLARI, RİSKLERİ ve BU RİSKLERİN YÖNETİMİ

Günümüzde hem özel hayatımızda hem de profesyonel anlamda tercih edilen iletişim yönteminin e-posta olduğu tartışmasız. Hızlı ve daha az masraflı olması, ayrıca hazırlamasının ve yollanmasının görece daha kolay olması bu yöntemin genellikle ifade edilen avantajları. “Gönder” tuşuna tıklayınca yollanmasının, iletilebilme ve cevap alabilme hızının iş yaşantımızı inanılmaz kolaylaştırdığı hususlarında hemfikirim. Ancak, hazırlanmasının kolay olduğu tespitine ancak bir çekince ile katılabilirim: (Özellikle profesyonel) e-posta hazırlamak, hazırlığınızı yöntemli olarak yapıyorsanız ve dijital mesleki iz bıraktığınızın bilinciyle her e-postayı aynı ciddiyetle planlıyorsanız kolay.

Burada bir parantez açarak, profesyonel iletişiminizi hangi yolla gerçekleştirmenin uygun olduğuna karar verebilmenin önemine de değinmek isterim. Bir başka ifadeyle ne zaman e-posta göndermenin, ne zaman telefon etmenin, ne zaman faks çekmenin, ne zaman da yüzyüze görüşmenin (muhtemel sonuçları bakımından) daha uygun olacağını değerlendirebilmek ve buna uygun hareket etmek mesleki anlamda çok önemlidir. Bu değerlendirmeyi isabetle yapabilmek düşünüldüğü kadar kolay olmamakla birlikte, bu yetinin mesleki tecrübeye paralel olarak gelişeceğini söyleyebilirim.

Profesyonel iletişiminizi dijital olarak gerçekleştireceğiniz hallere dönersek, özellikle hız avantajının aynı zamanda bir risk teşkil etmekte olduğu gerçeği ile karşılaşırız. Daha mesajın gövde metnini tamamlamadan, varsa eklerini yüklemeden gönder tuşuna tıklayarak mesajın eksik gönderilmesi, bir grup e-postasına cevap verirken gerekmediği halde tümünü cevapla tuşunu tıklayıp mesajın gitmemesi gereken taraflara da iletilmesi ya da tüm gruba cevap verilmesi gerektiği halde sadece son e-postayı gönderen kişiye cevap verilmesi, alıcı adresini yazarken otomatik tamamlama işlevi devreye girdiği için mesajın amaçlanandan başka alıcıya gönderilmesi, mesajdaki tonunuzu ve içerik bütünlüğünü yeterince planlamadığınızdan kendinizi ifade edememeniz ya da yanlış anlaşılmanız vb. durumları kendinize “yanlışlık oldu” diye açıklıyor olabilirsiniz. Ancak bu açıklamanızın iş vereniniz, üstleriniz, çalışma arkadaşlarınız, mesleki iletişim zincirindeki diğer meslektaşlarınız ve müvekkilleriniz bakımından sizi profesyonel anlamda temize çıkarmayacağını vurgulamak isterim. O halde, dijital iletişimlerinizi, yöntem ve mesaj içeriği açılarından dikkatle, profesyonelliğe yakışır şekilde yönetmelisiniz.

Dijital iletişim yöntemlerinin, mesajların aynı hızda (bazen bilinçli olarak bazen de kayıtsızlıkla) üçüncü kişilere iletilme riskini de beraberinde getirdiği ve server vs. araçlar sayesinde mesaj içerik ve eklerinin elektronik ortamda depolandığı ve uzun süreler saklanabildiği hususları da başka gerçeklerden. Bu çerçevede, bir uyuşmazlık ile ilgili olarak kendi dijital iletişiminizin olduğu kadar müvekkilinizin (sizin bilginiz dahilindeki) dijital iletişiminin de (mümkün olduğunca) müvekkil aleyhine olmayacak şekilde yürütülebilmesini sağlamak, öngörülü olarak gerekli önlemleri almak ve uyarıları yapmak da mesleki sorumluluğunuz dahilinde. Örneğin, danışmanlık verdiğiniz şirketin çalışanları ya da yöneticileri e-posta iletişimlerinin bir hukuki ilişkiye ya da uyuşmazlığa yönelik muhtemel hukuki etkilerini değerlendiremeyebilir. O halde, dijital iletişimin muhtemel risklerini, somut olayın özellikleri ile birlikte değerlendirerek iletişim stratejisi konusunda yönlendirme yapmalısınız.

MESAJIN HAZIRLANMASI YÖNTEMLERİNE İLİŞKİN TAVSİYELER

Profesyonel e-postalarınızı hazırlarken, yeni mesaj oluşturuyorsanız, varsa ekleri koyup, mesajı yazıp, son kontrollerinizi de yaptıktan sonra, göndermeden hemen önce alıcı adresini/adreslerini yazmanızı öneririm. Eğer gelen bir mesajı cevaplıyorsanız, cevapla tuşuna bastıktan sonra alıcı adreslerinin tümünü hemen silin ve mesajınızı tamamladıktan sonra tek tek alıcı adreslerini ekleyin. Mesajın ekleri varsa, eklerin mesaj metnini yazmadan önce eklenmesi, unutma riskini bertaraf edebilecek yollardan bir tanesi. Eklerin yüklenmesinin ardından, her birini tek tek açıp, yollamak istediğiniz son hali mi diye kontrol etmeyi hiç ihmal etmeyin. Bu kontrol, farklı versiyonlar üzerinde çalışılabildiğinden oldukça önemli. Yine bununla bağlantılı olarak tüm işlerinizi ve dosyalarınızı standart bir düzende adlandırın (tarih-müvekkil-iş-versiyon vb.). Yazım hataları bakımından dilbilgisi kontrol programlarından yararlanın.

MESAJIN İÇERİĞİNE İLİŞKİN TAVSİYELER

Elbette e-postalarınızın ne derece resmiyet içereceğini alıcısının kim olduğuna göre belirleyeceksiniz. Ofis içindeki bir yazışmanız, müvekkilinizle, karşı taraf vekiliyle ya da bir kurumla yapacağınız bir yazışmadan daha az resmi bir dilde olabilecektir. Ancak size önerim, profesyonel iletişim çerçevesinde hazırlayıp göndereceğiniz her e-postanın içeriğinin (karşı taraf ile ilişkiniz hangi düzeyden olursa olsun) her bakımdan profesyonel olmasına dikkat etmenizdir.

Buna uygun olarak, hitabınızın ve kapanış cümlenizin profesyonel olması, imza satırınızın, iş iletişim bilgilerinizin bulunması da önemlidir. Özellikle yeni mesaj oluşturuyorsanız, gövde metninin ilk cümlesi/cümlelerinde ne ile ilgili olarak yazdığınızı çok özet olarak belirtmeniz, yine bu bağlamda konu bölümünün de çok önemli olduğunu gözden kaçırmamanız gerekir. Konuyu, asla boş bırakmamaya, özenle, kısa ve ancak mesaj içeriğini alıcının dikkatine (tereddüte yer bırakmayacak şekilde) sunacak tarzda belirlemeye dikkat edin. Yoğunluk içindeki karşı tarafın e-postalarını önem sırasına göre okuyabileceğini göz ardı etmeyin. Zaman bakımından özellik arz eden bir durum varsa, bunu konu kısmında belirtmeniz pratik fayda sağlayabilir.

Mesajınızı yazarken dikkat etmeniz gereken temel esaslara gelince: Kafa karıştırıcı bir e-posta, yazarının kafa karışıklığının, hazırlıksızlığının ve plansızlığının bir yansıması olarak algılanmaktadır. O halde aceleyle yazmaya başlamadan öncelikle elinizdeki iş nedir, sizden beklenen nedir, bu işi ne zaman tamamlamanız bekleniyor sorularının cevaplarını belirleyin. Aynı zamanda alıcı bu mesajı ve varsa eklerini ne amaçla kullanacak diye düşünün. Hem size verilen görevi gereği gibi yerine getirmek hem de bunu mümkün olan en açık ve net biçimde sunabilmek için (herhangi bir hukuki metinde içeriği oluştururken yapmanız gerektiği gibi) her e-postanızda da planlama yapmalısınız. İş yaşamının hızlı akışı içinde bu mümkün mü diye düşünebilirsiniz. Mümkün, zira planlamadan kastım üzerinde günlerce düşünmek değil, sistematik düşünmek. Plansızlığınıza delil teşkil edebilecek her dijital izinizin profesyonel imajınızı (olumsuz) etkilediği hususunda farkındalık geliştirdiğinizde, e-postalarınızda da planlama yapmaya ve özenli olmaya öncelik vereceksiniz. Bunu ne kadar çabuk yaparsanız o kadar lehinize.

Ayrıca e-posta mesajlarınız ve ekleri, mesleki yeterliliğiniz açısından da gösterge olacaktır. Hukuki görüş veren bir mesajı yazarken , ilgili hukuki uyuşmazlığa ilişkin maddi vakaları açık ve net şekilde ortaya koymaya, ilgili hukuki kurum ve kuralları dikkatle belirlemeye, dikkatle belirtmeye, bunları birlikte organize ederek somut olaya uygulamış olmaya, ortaya koyduğunuz bilgiler ile düşünceler arasındaki bağlantıları gözeterek nihai değerlendirmeyi ya da talebi yapmış olmaya en üst düzeyde özen göstermelisiniz. Detaya odaklanırken net olabilmek kolay değildir, plan ve ciddi hazırlık gerektirir. Bir soruyu cevaplarken de dağılmadan, sorulana odaklanarak ve yine planlı ve hazırlıklı olarak cevabınızı yazmalısınız. Ekleri metin içinde uygun şekilde belirtmeyi de ihmal etmeyin.

Size verilen ofis içi görevler bakımından ortaya koyduğunuz ve e-posta ile ilettiğiniz çalışmaya nasıl değer katabileceğinizi de düşünün. Örneğin mesajınıza araştırmanızı yansıtan, gerçekten faydalı olabilecek kaynakları, mahkeme kararlarını da ekleyebilir, bunlardaki ilgili ve önemli kısımları renkli şekilde belirtebilirsiniz. Burada sınırı doğru çizebilmek önemli. Değer katma çabası, işi zorlaştırmaya ve zaman kaybına evrilmemeli. Sadece size verilen işi yapmakla, hevesle yapmak ve değer katmak arasındaki farkı tecrübeli bir göz hemen ayırdedecektir.

Belirli amaçlara yönelik e-posta şablonlarınızın olması da kolaylık sağlayabilir. Bununla birlikte, şablon kullanımında da hassasiyet göstermeniz, her bir e-postanın farklı ve özel olduğunu göz ardı etmemeniz gerekir.

İçeriğin oluşturulmasındaki yazım esaslarının ayrıntıları bakımından 23 Nisan 2020 tarihli “Yöntemli Hukukçuluk” ve 8 Mayıs 2020 tarihli “Hukuki Yazma Becerisinin Önemi ve Geliştirilmesi” başlıklı paylaşımlarıma gönderme yapmakla yetiniyorum.

SÖZÜN ÖZÜ

Her yazarın (e-postaları da dahil) yazdıkları bakımından özen gösterme yükümlülüğü var kuşkusuz, ancak biz hukukçuların bu yükümlülüğü ağırlaştırılmış bir özen yükümlülüğü. Ne kadar aceleniz olursa olsun, her işinizi ve bu bağlamda her e-postanızı (mesleki hevesle) planlayın ve hazırlayın, ona değer katmak üzere çaba harcayın. Mesajınızın uygun üslupla yazıldığından, sadece söylemek istediklerinizi içerdiğinden, detaya odaklı ancak açık ve net olduğundan, yazım hataları içermediğinden emin olmak için göndermeden önce mesajınızın içeriğini yukarıdaki esaslar çerçevesinde mutlaka birkaç kez gözden geçirin. Varsa ekleri ve alıcının/alıcıların adreslerini dikkatle kontrol etmeyi de alışkanlık haline getirin. Bu mükemmeliyetçilik değil, yöntemli olmaktır. Profesyonel e-postalarınız mesleki etki yaratmanız bakımından son derece güçlü araçlar. Onların bu gücünü olumlu şekilde yönlendirmek de sizin elinizde. Bu gerçeği göz önünde bulundurarak, Gönder" tuşuna tıklamadan önce iki kere düşünün.

2 Yorum

  1. Elif Berk dedi ki:

    Tam da yasal staja başlamak üzereyken, nasıl bir farkındalık oluşturdunuz bir bilseniz. Emeğinize sağlık tekrar tekrar teşekkürler.

    • Mesleğiniz:: HUKUKÇU
    • Mezun Olunan Hukuk Fakültesi: Türk Alman Üniversitesi
    • Mezuniyet Yılı: 2020
  2. Av. Ertuğrul KIYICI dedi ki:

    İş hayatında ve normal yaşamımızda bir konuyu açıklarken, talepte bulunurken dahi kullandığımız etkili bir iletişim yöntemi olan e-postaların belirli bir plan ve yöntem dahilinde yazılması gerektiği oldukça önemli bir meselidir. Açıklayıcı ve yol gösterici yazınızın oldukça faydalı olduğunu düşünüyorum.

    • Mesleğiniz:: HUKUKÇU
    • Mezun Olunan Hukuk Fakültesi: İstanbul Üniversitesi Hukuk Fakültesi
    • Mezuniyet Yılı: 2017

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir