30 Kasım 2021 Salı

Somut olay/hukuki sorun bağlamındaki araştırmanızın sonuçlarını, bürodaki daha kıdemli bir meslektaşınıza formel ve kapsamlı şekilde sunmanız istendi. Çalışmaya başladınız. Ancak, olaylar karışık, sorunlar karmaşık, yasal düzenlemeler muğlak, yargı kararları farklı ve üstüne üstlük size verilen zaman da sınırlı… En azından size öyle geliyor ve iş gözünüzde büyüyor da büyüyor…

Kimden: AYÇA AKKAYAN YILDIRIM
Tarih : 30 Kasım 2021
Kime : Genç Hukukçu
Konu : OFİS İÇİ BİLGİ NOTU/MEMO HAZIRLAMA TEKNİĞİNİZİ GELİŞTİRMEYE YÖNELİK 10 PRATİK ÖNERİ

 

Somut olay/hukuki sorun bağlamındaki araştırmanızın sonuçlarını, bürodaki daha kıdemli bir meslektaşınıza formel ve kapsamlı şekilde sunmanız istendi. Çalışmaya başladınız. Ancak, olaylar karışık, sorunlar karmaşık, yasal düzenlemeler muğlak, yargı kararları farklı ve üstüne üstlük size verilen zaman da sınırlı… En azından size öyle geliyor ve iş gözünüzde büyüyor da büyüyor…

 

 

DURUMU ANALİZ EDELİM: HANGİ MESLEKİ FAALİYETTE BULUNMANIZ İSTENİYOR?

Sizden istenen, somut olay bağlamındaki hukuki araştırmanızın sonuçlarını, bürodaki daha kıdemli bir meslektaşınıza formel ve kapsamlı şekilde sunmak üzere bir hukuki araştırma + analiz + yazma faaliyetinde bulunmanız.

Söz konusu bileşik mesleki faaliyet neticesinde ortaya çıkacak yazılı değerlendirme, amacı, kapsamı, uzun ya da kısa olması, Türkçe ya da İngilizce hazırlanması gibi çeşitli kriterlere göre bilgi notu, memo ya da memorandum olarak adlandırılıyor.

Sonuç metin hangi adla anılırsa anılsın, hazırlık sürecinde yürütülen bileşik mesleki faaliyet, ekip çalışmasının esas olduğu her hukuk bürosunda, stajyerlerin ve daha az kıdemli avukatların işlerinin başında geliyor.

Ben bu bileşik mesleki faaliyeti, genç meslektaşın hukuki bakış ve ifadesinin gelişmesine katkı sağlayacak muazzam bir egzersiz olarak da nitelendiriyorum.

 

BİLGİ NOTU/MEMO NE AMAÇLA HAZIRLANIR?

Bilgi notu/memo, çoğu kez bir sonraki adımda farklı şekillere sokularak, farklı kişi, kurum ya da mercilere sunulacak yazılı metinlerin alt yapısını teşkil etmek üzere hazırlanır. Bazen müvekkile gönderilecek bir değerlendirmenin, bazen bir dilekçenin, bazen de bir müzakere sürecinin temelini teşkil eder.

Bazı durumlarda ise daha farklı amaçlara hizmet etmek üzere de hazırlanabilir. Davayı alıp almama ya da ücretlendirmenin saat ücreti üzerinden mi, sabit bir ücretle mi yoksa daha farklı bir şekilde mi yapılmasının uygun olacağı kararlarının verilmesi süreçlerinde hazırlanan bilgi notları bu hallerin tipik örnekleridir.

 

BİLGİ NOTU/MEMO HAZIRLANMASINA İLİŞKİN TEMEL PROBLEMLERİN BAŞINDA

FARKLI DÜZEYLERDEKİ ORGANİZASYON ve İFADE BOZUKLUKLARI GELİR

Öncelikle problemin temel kaynağını tespit edelim: Hukuki araştırma ve yazmada tecrübesizlik ve bunun getirdiği yöntemsizlik.

Hukuki araştırma yapmada yeterli tecrübeniz yoksa somut hukuki sorunlarla ilgili yasal düzenlemeleri, mahkeme kararlarını, ikincil vs. kaynakları bulabilmek için uzun zaman ve yoğun çaba harcamanız gerekir. Araştırmanızın sonuçlarını yazılı olarak aktarma aşamasında da bocalama yoğunlaşarak devam eder. Zira genellikle yazacaklarınızı bir türlü gerektiği gibi organize edemezsiniz.

Neticede ortaya çıkan metin;

  • Gerekli olgusal ve hukuki bağlantıların kurulamadığı,
  • Argümanların gerektiği gibi desteklenemediği,
  • Kopuklukların ve yer bulamamış ayrıntıların yoğun çabanızı gölgelediği,

paragraflar yığını bir e-posta olarak, bilgi notunu değerlendirmesine sunacağınız daha kıdemli meslektaşın posta kutusuna –bomba gibi– düşer…

PLANLAMA HER İŞİN BAŞI

Bir hukuki yazarın somut yazma faaliyetinin amacını, kapsam ve niteliğini göz önünde tutarak yazma faaliyetlerini hangi boyutlarda ve nasıl planlayabileceğini 13 Mart 2021 tarihli ve Hukuki Yazmada Planlama başlıklı paylaşımda ele almıştım. Tespit ve önerilerimi ise, objektif bir hukuki görüş hazırlama örneğini kullanarak somutlaştırmıştım.

Ofis içi bilgi notları da dahil, her tür hukuki yazma faaliyeti bakımından gereken geniş ve dar ölçekli planlamanın ayrıntıları için 13 Mart 2021 tarihli paylaşıma bakmanızı ve buradaki önerileri bugünkü yazımda yer verdiğim diğer pratik önerilerle birlikte değerlendirmenizi önemle tavsiye ederim. Önerileri hangi dilde yazdığınızdan bağımsız olarak uygulayabileceğinizi de ekleyeyim.

 

TEKNİĞİNİZİ GELİŞTİRMENİZ İÇİN ÖNERİLER

 

1) BİR KONTROL LİSTENİZ OLSUN ve BUNU TAKİP EDİN

Gerektiği gibi hazırlanmış bir bilgi notunun / memonun dört temel özelliği bulunmalıdır:

  • Hukuki sorunların isabetle tespit edilmiş ve cevaplanması gereken soruların düzgün formüle edilmiş olması,
  • Yöntemli bir hukuki araştırmaya dayanması,
  • İyi bir hukuki yazma faaliyetinin ürünü olması,
  • Somut hukuki sorun/lar hakkında açık ve sistemli hukuki değerlendirmeleri ve sonuçları içermesi,

Bunu bir kontrol listesi olarak kaydedebilir ve her bir çalışmanızı bu bakışla kontrolden geçirebilirsiniz.

 

2) OLAY ve OLGULARI EKSİKSİZ TESPİT ETMEK İÇİN MAKSİMUM ÇABA HARCAYIN

Size sunulanla yetinmeyin, tüm ayrıntıyı ortaya çıkarmaya çalışın. Sorun, sorgulayın! Olay ve olguların açık, herhangi bir karmaşa yaratmayacak şekilde, kronolojik sıraları ve ardıl etkileri gözetilerek tespit edilebilmesi ve sunulabilmesi çok ama çok önemli. Bilgi notunun giriş kısmında prensip itibariyle bu bilgi ve tespitlerin yer alması gerekir. Ancak işi size veren kıdemli meslektaş olay ve olgulara yeterince hâkim ise hazırladığınız metinde bu kısma yer vermeyebilirsiniz. Metne yansıtma ölçeğiniz değişebilse de kendi hukuki bakış açışınızı oluşturmak adına siz tüm ayrıntıları çalışmalı, sorgulamalısınız.

 

3) DOĞRU SORULARI FORMÜLE ETMEYE ÖZEN GÖSTERİN

Netice itibariyle somut olaya ilişkin hukuki sorulara/sorunlara cevap arıyorsunuz. O halde doğru soruları sorabilmek hayati önemde. Unutmayınız, hukuki sorunların çözümünün yarısı o sorunları teşhis etmekte yatar!

Elinizdeki bilgileri şemalaştırarak görsellik sağlamak, özellikle karmaşık olay örgülerinde bağlantıları daha rahat kurmanıza ve doğru soruları sorarak ilerlemenize yardımcı olur. Çoğu zaman birkaç ana hukuki sorun ve bunlar bağlamında da birtakım yan sorunlar söz konusudur. Bunları isabetle tespit edemez, tüm sorularınızı doğru şekilde formüle edemezseniz, yapacağınız hukuki değerlendirme anlam ifade etmeyeceği gibi yaratıcı hukuki çözümler üretebilmeniz de mümkün olmaz!

Bir noktaya kadar isabetle ilerlendiği halde o noktada yanlış soruyu sorarak yanlış yola sapmanın profesyonel hayattaki karşılığı ne yazık ki işi gerektiği gibi yapamamış olmaktır. Kurgu sınavlardan farklı olarak, sadece isabetli tespitleriniz bakımından puan almanız mümkün olmaz!

 

4) SORUNLARI AYRIŞTIRIN

Ana ve yan hukuki sorunları tek tek ve bir mantık silsilesi içinde değerlendirmeye özen gösterin. Sorunlar bazen birbirinden bağımsız olabilir. Bu da işinizi kolaylaştırır. Çoğu durumda ise sorunları sizin ayrıştırmanız gerekir. Böyle olduğunda size tavsiyem önce taslak ayrıştırmayı yapın ve belirleyebildiklerinizin tümünü listeleyin. Sonra sorunların ilgilerini göz önünde bulundurarak bir mantık silsilesi oluşturana dek listedeki yerlerini değiştirin. Bazılarını tekrar birleştirmeniz, bazılarını ise ayırmanız gerektiğini göreceksiniz. Bu değerlendirme esnasında daha önceden göremediğiniz birtakım sorunları da tespit etmeniz kuvvetle muhtemeldir.

 

5) SORUNLARI UYGUN ŞEKİLDE SIRALAYARAK ELE ALIN

Genellikle en önemli sorunlarla başlayarak ilerlemek işe yarar. Ancak bazı durumlarda en önemli sorun hemen anlaşılamaz, önce yan sorunlar örgüsünün netleştirilmesi gerekebilir. Bazen de birbirleriyle aynı önemde birden fazla hukuki sorun söz konusu olabilir. Bu gibi hallerde başka sıralama taktikleri uygulamanız gerekir.

Usule ilişkin sorunlara esasa ilişkin olanlardan önce yer verilmesi, sorumluluk şartlarının tazminat ihtimallerinden daha önce incelenmesi, basitten karmaşığa doğru gidilmesi ya da kronolojik sıranın gözetilmesi, somut olayın gereklerine göre uygulayabileceğiniz sıralama taktiklerinden bazıları.

Somut durumun özelliklerine uyan bir mantığı olması şartıyla, analiz edeceğiniz sorunları istediğiniz gibi sıralayabileceğinizi unutmayın. Sorunları ele alacağınız yapının oluşturulmasında mesleki yaratıcılığınızın önemi büyük. Ancak tekrar vurgulayalım, sorunları teşhis edemezseniz yaratıcı da olamazsınız!

 


6) HUKUKİ ARAŞTIRMANIZI YÖNTEMLİ ŞEKİLDE YÜRÜTÜN

Sorunların tespiti ve soruların isabetle formüle edilmesini takiben araştırmanızı yapmanız gerekiyor. Hukuki araştırma yöntemleri çerçevesinde araştırmanızı gereken şekilde yürüttüğünüzden emin olun.

 

7) HUKUKİ DEĞERLENDİRME & YAZIM ORGANİZASYONUNA ÖZEL ÖNEM VERİN

Bilgi notunun konusu, amacı, hitap ettiği kişi, odaklandığı hukuki sorunların niteliği, yürütülen hukuki araştırmanın kapsamı vb. birçok faktör metnin ideal organizasyon ve formatının belirlenmesinde etkili olur. Yani bilgi notunun organize edilmesinde de mesleki yaratıcılığınızın önemi büyük. Ayrıca çalıştığınız büronun/bağlı olduğunuz kıdemli meslektaşın özel format ve içerik beklentilerini de dikkate almanız gerekeceğini vurgulayalım. Ayrıntıda farklılıklar olabilse de her bir hukuki soruna ilişkin değerlendirmenizi kendi içinde organize etmeniz gerekir. Bu gibi bir organizasyonda dikkat etmeniz gerekenleri, “IRAC” olarak da anılan sistemi örnek vererek 1 Mayıs 2021 tarihli ve Hukuki Akıl Yürütme ve Sonuçlarını Ortaya Koyma Tarzınız Fark Yaratır başlıklı yazımda paylaşmıştım. Bu sistemi hangi dilde yazıyorsanız yazın, bilgi notları da dahil her tür hukuki yazma faaliyetinizde uygulamalısınız.

 

8) ÜSLUBUNUZUN AÇIK ve NET OLMASINA DİKKAT EDİN

Hem değerlendirmelerinizi hem de vardığınız sonuçları mümkün olduğunca açık ve net olarak ortaya koymaya çalışın. Muğlak, her şekilde yorumlanabilecek ya da tutarsız olarak değerlendirilebilecek ifadelerden kaçının. Ortaya karışık bir nihai sonuç bir sonraki aşamaya geçilebilmesine hizmet edemez.

 

9) MÜMKÜN OLDUĞUNCA OBJEKTİF OLUN

Tespit ettiğiniz soruları cevaplarken mümkün olduğunca objektif olmaya özen gösterin. Ancak bilgi notunu hazırlama amacınızın objektiflik kriterinizde nüanslar yaratacağını da söyleyeyim. Amacınız, bir müvekkilinizin hukuki sorununun gerçek mevcut durumunu notun muhatabı kıdemli meslektaşınızın net olarak görebilmesini sağlamak ise, ister istemez değerlendirmenizin müvekkilinizin bakış açısından yapılması gerekecek. Ancak bunun objektivitenizi tamamen ortadan kaldırmasına izin vermemelisiniz. Gerçek durum görülmeli, tüm sorunlar isabetle teşhis edilebilmeli ki yaratıcı çözümler üretilebilsin!

Diğer taraftan daha davanın alınmamış olduğu bir aşamadaki değerlendirmeler bakımından objektivite düzeyi de farklılık arz edecektir. Neticede bir denge formülü vermek mümkün değil, ancak olayın ayrıntılarına ve araştırma-yazma sürecine tam hakimiyet sağlayarak dengeyi tutturmak mümkün.

Her bir hukuki soruna ilişkin değerlendirmenizde, -müvekkilinizin aleyhine olsa bile- önce sizi vardığınız sonuca götüren analize yer verin; sonrasında karşı savları değerlendirin. Unutmayın ofis içi bilgi notu hazırlıyorsunuz. Mevcut somut durumun netleştirilmesi esas. Bu çalışmanız daha sonra başka formatlara bürünmeden önce her ihtimalin görülebilmesi önemli.

 

10) İLK TASLAĞI KALEME ALMAK İÇİN HUKUKİ DEĞERLEDİRMENİZİN MÜKEMMEL OLMASINI BEKLEMEYİN

Bu paylaşımı, öyle görünmese de aslında organizasyon bakımından oldukça etkili olan “Yazmaya ne zaman başlamalısınız?” sorusunun cevabıyla sonlandıralım.

Hukuki sorunların tespiti ile sorularınızın formüle edilmesi suretiyle hukuki değerlendirmenizin ana yapısını oluşturmanız ve hukuki araştırmanızı tamamlamanızın öncelikli ve önemli olduğunu vurguladık. Ancak önerim yazmaya başlamak için hukuki değerlendirmenizin mükemmel olmasını beklememeniz. Zira, yazmak düşünce sürecinizi berraklaştıracak yegâne aracınız. Sadece düşünerek kafanızda kurduğunuz yapıdaki boşlukları görebilmeniz ve organizasyonunuzdaki aksaklıkları fark edebilmeniz neredeyse imkânsız.  Yarım yamalak olsa da ilk taslağınızı erkenden kaleme almanızı ve taslak üzerinde ince ince çalışmanızı öneririm. Bu süreçte bazı soruları yeniden formüle edecek, bazılarını ise yeni keşfedeceksiniz. Organizasyonu ise defalarca değiştireceksiniz. İşte bu manevraların gerektireceği araştırma vs. işler için de yeterli süreniz olmalı.

SÖZÜN ÖZÜ: Yukarıdaki pratik önerileri uygulamak, zaman, odaklanma ve yoğun emek isteyen bir süreç. Ancak bu yöntemle baştan savma bir iş çıkarmanızın mümkün ol(a)mayacağını da göreceksiniz. Bileşik mesleki faaliyetinizin nihai ürünü olacak bilgi notu/memo da kıdemli meslektaşın posta kutusuna daha ahenkle düşecek!

 

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.